Wat zijn de risico’s als je geen Office365 backup hebt?

Bescherm uw data tegen menselijke fouten en meer!

We houden het onze klanten wel eens voor, deze vraag: Wat zijn de risico’s als je geen Office365 backup hebt?
“Maar dat gaat toch automatisch?”, horen we dan.  Want inderdaad, veel gebruikers van Office 365 gaan er vanuit dat er een automatische backup wordt gemaakt van alle data die in the cloud wordt opgeslagen.

Hoewel Microsoft wel opties biedt die voorzien in tijdelijk behoud door middel van bewaartermijnen, prullenbak-instellingen en versiebeheer, is het maken van een automatische Office 365 backup uw eigen verantwoordelijkheid. In Office 365 is de data van u. U bent eigenaar. U bepaalt wat ermee gebeurt.

Automatisch backups laten maken

De infrastructuur en standaard instellingen van Office 365 lenen zich uitstekend voor het bewerken, delen en beveiligen van uw data. Toch zijn er een paar belangrijke ‘maars’:

  • De mogelijkheden voor het maken van backups zijn echter beperkt; u kunt alleen gebruik maken van de standaard instellingen.
  • Het maken van een zogenaamde ‘point-in-time’ backup niet mogelijk; u kunt dat per ongeluk verwijderde mailtje van een paar maanden geleden helaas niet meer terughalen met de standaard backup instellingen in Office 365.
  • De standaard instellingen van Office 365 voorzien niet in een backup in het geval van een hack, ransomware-aanval, het per ongeluk verwijderen van contacten, e-mails of bestanden en interne bedreigingen.

Dat brengt aanzienlijke bedrijfsrisico’s met zich mee. Het maken van een backup via een derde partij is daarom zeker aan te raden.

Verschil tussen backup en bewaartermijnen

Er is een belangrijk verschil tussen het laten maken van backups en de zelf in te stellen bewaartermijnen binnen Office 365. Een backup maakt het mogelijk data te restoren wanneer dit door een hack, aanval, storing of ongewenst deleten verloren is gegaan. Bestanden die binnen Office 365 permanent worden verwijderd kunnen met de standaard mogelijkheden binnen Office 365 niet terug worden gehaald.

De bewaartermijnen van Office 365 zijn bedoeld om te kunnen voldoen aan bepaalde wettelijke retentietermijnen. Bijvoorbeeld wanneer u persoonsgegevens verwerkt, of om bepaalde redenen langer moet bewaren. Het is een veiligheidsnet dat ervoor zorgt dat uw data langer en over meerdere fasen bewaard blijft, zodat de kans op dataverlies verkleind wordt.

Microsoft biedt standaard vier methodes voor het veiligstellen van uw data:

Backups, recycle bin, retentie & versioning

Advies nodig of even kennismaken?

Ik help u graag met het maken van de juiste keuze voor uw organisatie.


Robin van Backupmyoffice365.nl

Robin van Backupmyoffice365.nl

+31 (0) 332 771 990