Voor- en nadelen van backups maken

Wat zijn de voor- en nadelen van backups maken van Office365? Die vraag krijgen we wel eens van onze klanten. Logisch natuurlijk, want ‘elk voordeel heb z’n nadeel, toch?’ We leggen hier graag uit wat de pros en cons zijn van het (laten) maken van backups van je professionele Office 365 werkomgeving.

Nadelen van backups van Office365

We zijn dan misschien wel wat bevooroordeeld, maar we zien eigenlijk niet echt nadelen van het maken van backups van Office. In het gesprek met klanten leggen we wel vaak uit dat er 3 hobbels zijn die je moet nemen, dus misschien dat we dat dan als nadeel kunnen zien. Die hobbels zijn de volgende:

• Tijd. Ja, het maken van een goede extra backup kost wat meer tijd. Uitzoekwerk, wat moet wel en niet en hoe dan precies? Daar moet je dan een mannetje op zetten die daar tijd aan kwijt is. Zonde van de mankracht, en zonde van het geld. Onze volgende punt.
• Geld. Het laten maken van extra veilige backups, anders dan de standaard Office backups, kost inderdaad geld. Wij hebben daar best heel scherpe prijzen voor, maar dan alsnog kost het je geld.
• Moeite. Als je backups gaat maken dan kost dat inderdaad wat moeite, tijd en geld. Je zou het kunnen zien als nadelen, maar eerlijk gezegd draaien wij het vaak om.

Je zou het kunnen zien als nadelen, maar eerlijk gezegd draaien wij het vaak om. Het niet nemen van deze hobbels geven je namelijk nog veel meer nadelen! Data die kwijt is, bestanden waar je niet meer bij kunt, gevoelige informatie die op straat kan komen te liggen. En ja, dan kost het je uiteindelijk nog veel meer tijd, geld en moiete om de schade te repareren!

Voordelen van backups maken

Is het inderdaad nodig om extra backups te maken van je Office365 omgeving? En wat zijn daar dan de voordelen van?

Microsoft regelt standaard enorm veel en levert prima service aan haar klanten. Maar de focus van Microsoft is om de infrastructuur en de systemen op orde te hebben. De up-time van Office365 is de heilige graal voor Microsoft: ze zorgen ervoor dat u altijd bij uw data kunt. U wordt hiermee dus ook zélf verantwoordelijk gemaakt voor het beheer en behoud van uw data.

Er zijn heel wat voordelen van het maken van een Office 365 backup!

Het idee dat Microsoft door middel van haar Office365-pakket ook alle data voor u backupt is een veel gemaakte vergissing. Het is namelijk niet zo dat Microsoft uw gegevens van Outlook, OneDrive, Teams et cetera automatisch voor u bewaart. Deze vergissing kan, als u hier geen goede oplossing voor regelt, gevolgen hebben voor het behoud van belangrijke gegevens van uw organisatie. Belangrijk dus om goede backups te regelen!

Dit zijn de belangrijkste voordelen van het maken van een Microsoft Office365 backup:

1. Per ongeluk verwijderde bestanden worden tóch bewaard

Wanneer u een gebruiker of bestand verwijdert, of het nou per ongeluk gebeurde of niet, repliceert de standaard Office 365 oplossing die handeling. Een backup via een externe aanbieder kan die gebruiker of bestanden herstellen. Niks verloren dus!

2. Een beter retentiebeleid

Het retentiebeleid van Office365 zelf is ingewikkeld en moeilijk bij te houden. Een externe backup biedt langere, beter toegankelijke retentie van bestanden. De bestanden worden overzichtelijk op één plek opgeslagen voor eenvoudig herstel.

3. Betere interne beveiliging

Veel bedrijven hebben, of het nu leuk is of niet, interne bedreigingen. Dit gebeurt vaker dan u denkt. Het hebben van een hoogwaardige hersteloplossing vermindert het risico dat kritieke gegevens verloren gaan of vernietigd worden.

4. Betere externe beveiligings

Malware en virussen hebben wereldwijd alleen al het afgelopen jaar ernstige schade aangericht binnen diverse organisaties. Een backup kan onder andere postvakken gemakkelijk terugzetten naar het moment voor de aanval.

5. Voldoen aan wetgevings- en compliancevereisten

Met een overzichtelijke backup oplossing zorgt u ervoor dat u postbusgegevens kunt opvragen bij juridische zaken. Met de backup voldoet uw organisatie aan wettelijke voorschriften.

6. Beter beheer van hybride e-mailimplementaties en migraties naar Office 365

Of u nu migreert naar Office 365 of een mix van lokale Exchange- en Office 365-gebruikers hebt, de gegevens die worden uitgewisseld moeten op dezelfde manier worden beheerd en beveiligd. Met een backup zorgt u voor de beveiliging van deze gegevens en een veilige opslag op één locatie. Zo maakt het niet uit waar de data vandaan komt, u kunt alles op 1 plek terugvinden.

Op zoek naar een betrouwbare backup partner?

Heeft uw organisatie te maken met waardevolle data die goed beveiligt dient te worden? Ziet u mogelijke obstakels binnen de huidige oplossing die uw organisatie hanteert? Zorg ervoor dat u dit op tijd aanpakt. U kunt dit zelf uitzoeken of het bij uw software-leverancier neerleggen. Voor onze klanten verzorgen we de complete backup, van begin tot eind.

We zorgen voor overzicht, inzicht en uiteindelijk een functionele, overzichtelijke en veilige opslaglocatie. Neem eens contact op als u wilt sparren over de mogelijkheden.

Backupmyoffice365.nl werkt samen met VEEAM om u hoogwaardige backup oplossingen te kunnen aanbieden. Meer redenen voor een Office 365 backup nodig? Bel of mail ons om even te sparren over de perfecte oplossing voor uw organisatie.