Hoe maak ik zelf een Office 365 backup?

Van handmatig exporteren naar een automatische oplossing

Alex aan het werk banner

Uw Office 365 data veiligstellen? Dat begrijpen we. U kunt zelf een Office 365 backup maken door gegevens handmatig te exporteren. Plaats het waar u wilt! Het is wel een tijdrovende klus, die telkens terugkomt. Het vraagt ook enige ICT-kennis. Met onze automatische Office 365 backups nemen we u dit graag uit handen.   

De Office 365 backups die Microsoft maakt

Office 365 is eigenlijk uw eigen hoekje in de Cloud. Hartstikke handig. Tot u per ongeluk een belangrijk bestand of mailtje verwijdert. Office 365 backups zijn uw eigen verantwoordelijkheid. Microsoft levert de hardware, maar u bent zelf verantwoordelijk voor de data. Dat geeft Microsoft zelf aan. Het maken van een Office 365 backup gebeurt niet automatisch. Microsoft biedt wel bewaartermijnen. Dat zijn vier methodes aan om uw data veilig te stellen.

Data-herstel

Is er sprake van een calamiteit? Dan biedt Microsoft een data-herstel optie. U moet zelf een ‘Restore’ aanvragen bij Microsoft. Een tijdrovende bezigheid, waarbij het moment van herstel nog niet duidelijk is. Uw Office 365 omgeving kan twaalf uur teruggezet worden. Dat kan niet bij individuele mailboxen of SharePointomgevingen. Data kan tot veertien dagen teruggehaald wordt.

Recycle Bin Proces

Verwijdert u data, dan slaat Office 365 het op in de primaire prullenbak (recycle bin). Voor e-mails en Sharepoint is er nog een tweede prullenbak. Beland een e-mail in de prullenbak, dan worden deze berichten na dertig dagen definitief verwijderd. Sharepoint bewaart bestanden maximaal 93 dagen.

Retentie

Heeft u een E3, E5 of Exchange Online abonnement in Office 365? Dan bestaan er allerlei retentiemogelijkheden. Het is mogelijk om data langer dan de standaard termijn te bewaren, of na een bepaalde tijd te verwijderen. Dat doet u met retentielabels. Het toedienen van deze labels werkt bij e-mail en Sharepoint anders.

Versiebeheer

Het is mogelijk om verschillende versies van data op te slaan. Dat doet u met versiebeheer. Bij e-mail is dit gekoppeld aan retentie. E-mail versiebeheer is alleen mogelijk voor E3, E5 en Exchange Online gebruikers. Activeert u retentie bij e-mails, dan worden automatisch versies van een bericht opgeslagen. Denk aan wijzigingen in onderwerpen, tekst, bijlages, verzenders/ontvangers of data.

Sharepoint versiebeheer beperkt zich niet tot bepaalde abonnementen. Dat staat los van retentie. Versiebeheer stelt u in staat om de wijzigingsgeschiedenis van items te bekijken, veranderingen in Helpdesk tickets bij te houden, inhoudsveranderingen bij te houden, voorgaande versies van documenten terug te zetten en versies met elkaar te vergelijken.

Tabel verwijderde items

Zelf een Office 365 backup maken

Wilt u meer zekerheid? U kunt zelf handmatig Office 365 data exporteren. Kopieer uw documenten naar lokale mappen. Met een PST-bestand exporteert u e-mail, contactpersonen en agenda’s. Voeg daarvoor uw Office 365 e-mailaccount toe aan Outlook. Na synchronisatie ziet u de inhoud van uw Office 365-postvak in Outlook. Microsoft heeft een stappenplan om deze gegevens naar een .pst bestand te exporteren.

Op deze manier maakt u zelf een ‘backup’ van uw bestanden. Dat kan op uw computer of ergens in de cloud. Alle gekopieerde documenten en e-mails inclusief bijlagen, contactpersonen en agenda’s zijn op uw computer geplaatst. Dat geldt niet voor metagegevens. Dat zijn bijvoorbeeld lijsten met geblokkeerde adressen, eigenschappen van mappen of berichtregels.

Een automatische Office 365 backup laten maken

Het zelf maken van een Office 365 backup is een tijdrovende klus. Bent u niet thuis in ICT-omgevingen, dan is het ook vrij ingewikkeld. Ook zijn de standaard instellingen van Microsoft beperkt. Het is niet voldoende bij een hack, ransomware-aanval, ongewenste verwijderingen langere tijd geleden of interne bedreigingen.

Tabel dataretentie

BackupMyOffice365 biedt een volledige oplossing. Wij maken automatische Office 365 backups van uw complete data. Ons systeem is geavanceerd, maar eenvoudig te beheren. U heeft de controle over al uw bestanden. Een automatische Office 365 backup heeft veel voordelen. Er is altijd een kopie van uw bestanden beschikbaar. Dat verbetert uw in- en externe beveiliging. Een Office 365 backup voorkomt onnodige risico’s!

Advies nodig of even kennismaken?

Ik help u graag met het maken van de juiste keuze voor uw organisatie.


Robin van Backupmyoffice365.nl

Robin van Backupmyoffice365.nl

+31 (0) 332 771 990