Waarom een Outlook backup maken?

Wist u dat Outlook verwijderde e-mails standaard na 30 dagen voorgoed weggooit? Ja, ook die per ongeluk gewiste, toch wel belangrijke, notulen. Dat schriftelijke akkoord op uw offerte, die een medewerker naar de verkeerde map heeft verplaatst. Of dat mailtje dat u toch nog wel graag had gehad, om een juridisch geschil te voorkomen.

Dataverlies doet altijd pijn. Geen enkel bedrijf zit daarop te wachten. Voorkom het met een backup van Outlook. We geven drie redenen waarom een Outlook backup laten maken zeker geen overbodige luxe is.

1. Beveilig uw bedrijf in- en extern

Externe dreigingen liggen overal op de loer. Hackers weten zelfs de grootste bedrijven te vinden. Van ransomware aanval tot medewerkers die op de verkeerde link klikken. Dataverlies is één van de grootste ‘rampen’ van de tegenwoordige tijd.

Bedrijven bestaan uit data. Dat is natuurlijk altijd al zo geweest. Maar waar we vroeger archiefkasten vol georganiseerde ordners hadden, stappen veel bedrijven nu over op online dossiers. Financiële informatie, medewerkersadministratie of salesstrategieën. Alles is in de cloud te vinden.

Net als e-mail. Veel fysieke communicatie is allang overgegaan naar online communicatie. Snel, effectief en flexibel. Niets verkeerds aan. Als u er tenminste verantwoordelijk mee omgaat.

Want daar wijst Microsoft u continu op. Data is uw verantwoordelijkheid. Heeft u geen backup van Outlook? Dan bent u deze data voorgoed kwijt.

2. Voldoe aan wet- en regelgeving

Vertrouw niet op de standaard Microsoft beveiliging. Bij veel organisaties voldoet dit niet aan hun eigen standaarden voor databeveiliging. Andere bedrijven schenden zelfs wet- en regelgeving, wanneer zij geen backup maken. Bijvoorbeeld in de financiële, juridische en medische dienstverlening gelden strengere normen, met betrekking tot de administratie. Dus ook wat betreft e-mails.

3. Bespaar tijd, kennis en geld

‘Ja’, zeggen sommige bedrijven dan. ‘Waarom ik een Outlook backup moet maken, begrijp ik wel. Maar kan ik dat niet zelf?’ Ons antwoord: ‘Natuurlijk’. Houd wel rekening met deze drie voorwaarden:

• Tijd
  Outlook backups maken kost tijd. Veel tijd. U moet hiervoor alle e-mails handmatig exporteren. Niet één keer, maar periodiek. En bij ontwikkelingen moet u hier direct op kunnen inspringen. Bijna 24/7 bereikbaar zijn. Voorkom slapeloze nachten, vanwege het risico op dataverlies.
• Kennis
  Weet u hoe u een export van Outlook e-mails maakt? Wat de ouderdomsperiode in Outlook inhoudt? En hoe het zit met contactpersonen en agenda’s? Dan hebben we het nog niet gehad over een in- of externe dreiging. Hoe haalt u data terug bij een hack?

  Het maken van een grondige Outlook backup én snelle reactie bij dreigingen vereist kennis. U heeft iemand met verstand van zaken nodig.

• Geld
  Tijd is geld. Is het maken van een Outlook backup de investering van een extra personeelslid of bijscholing waard? Neem dit niet klakkeloos aan. De kans is groot dat u voordeliger uit bent, door dit uit te besteden. Dan nog niet te spreken over de tijd en moeite die het u scheelt. U kunt zich richten op het dagelijkse reilen en zeilen binnen uw bedrijf.

Professionele Outlook backup laten maken

Wilt u zich niet langer zorgen maken over in- en externe dreigingen? Voldoen aan wet- en regelgeving? En uw tijd, kennis en geld liever op andere zaken in uw bedrijf vestigen? Maak het uzelf makkelijk. Laat een professionele Outlook backup maken. Zo houdt u de volledige controle over uw mailboxen. Altijd en overal.