Hoe maak ik zelf een SharePoint backup?

Zelf een SharePoint backup maken? Dat is mogelijk! Microsoft biedt vier opties om SharePoint data te herstellen. Biedt dat voldoende veiligheid voor uw bedrijf? Niet altijd. Het is mogelijk dat uw probleem niet opgelost is.

SharePoint backup van Microsoft

SharePoint Online, wie gebruikt het niet? Een handige Office 365 tool voor het opslaan, delen en openen van bestanden. Totdat er iets fout gaat. Gegevens worden per ongeluk verwijderd, hackers bedreigen uw bedrijf of malware infiltreert uw bestanden. Is uw SharePoint site wel veilig genoeg?

Natuurlijk biedt Microsoft mogelijkheden om SharePoint bestanden terug te halen. Data-herstel, de Recycle Bin, retentie en versiebeheer zijn vier opties om gegevens terug te halen. Wel maakt Microsoft duidelijk: ‘In Office 365 is de data van u.’ De verantwoordelijkheid over een SharePoint backup dus ook.

Data-herstel

Bent u een belangrijk SharePoint bestand kwijt? Microsoft maakt elke 12 uur backups van uw hele SharePoint site. Deze worden veertien dagen lang bewaard. Wilt u een SharePoint site terugzetten, dan kunt u een verzoek bij Microsoft indienen. U bent daarin afhankelijk van de dienstverlening van Microsoft. Let op: een los bestand terugzetten kan dus niet.

Recycle Bin Proces

Een verwijderd SharePoint bestand, belandt in de prullenbak. Daar zijn er binnen SharePoint Online twee van. Wordt de eerste prullenbak geleegd? Dan belandt het bestand in de tweede prullenbak. Die is alleen toegankelijk voor beheerders van de site. In totaal blijven SharePoint bestanden 93 dagen in de twee prullenbakken. Daarna bent u ze voorgoed kwijt.

Retentie

Retentie geeft u de mogelijkheid om data langer dan de standaard termijn te bewaren. Of om ervoor kiezen om het na een x aantal dagen te verwijderen. Dat doet u met retentielabels. Houd wel rekening met de maximale opslagruimte van uw SharePoint site.

Versiebeheer

Bij SharePoint kunt u met versiebeheer allerlei versies van gegevens opslaan. U kunt de wijzigingsgeschiedenis van items bekijken, veranderingen in Helpdesk tickets bijhouden, inhoudsveranderingen bijhouden, voorgaande versies van documenten terugzetten en versies met elkaar vergelijken.